Программные продукты и системы

Ежедневная работа специалистов, занимающихся вопросами квартирного обеспечения военнослужащих, складывается из следующих составляющих:

-     работа с людьми (консультации, прием документов и т.д.);

-     работа с документами (проверка документов по содержанию и форме; учет военнослужащих, нуждающихся в предоставлении жилой площади и улучшении жилищных условий; формирование предложений по распределению жилой площади; подготовка данных для анализа обеспеченности семей военнослужащих жилой площадью).

Автоматизация процесса учета и обработки данных по вопросам квартирного обеспечения военнослужащих позволяет значительно сократить поиск достоверной и полной информации для ответа на вопросы посетителей и принятия обоснованных решений, уменьшить количество ошибок при формировании документов, повысить эффективность и оперативность анализа данных, обеспечить высвобождение персонала от ручной подготовки и обработки документов, автоматически сформировать различные по составу реквизитов оперативные справки, получить текущую статистику на основании введенных в ПЭВМ данных.

С этой целью разработан программный комплекс «Жилищная группа», обеспечивающий реализацию следующих основных задач.

1.   Учет документов по вопросам квартирного обеспечения.

2.   Учет военнослужащих, нуждающихся в обеспечении постоянной жилой площадью и в улучшении жилищных условий.

3.   Формирование данных по обеспечению постоянной жилой площадью военнослужащих.

4.   Ведение списка на служебную жилую площадь.

5.   Учет служебных жилых помещений, закрепленных за управлением.

6.   Ведение электронной картотеки регистрации военнослужащих и членов их семей, не обеспеченных жилой площадью.

7.   Формирование оперативных справок и текущей статистики на основании введенных данных.

Обычно основной проблемой при работе с программными комплексами является первоначальный и текущий ввод данных. Задачи программного комплекса «Жилищная группа» реализованы таким образом, чтобы максимально сократить ввод данных (информационные связи между задачами, наличие специальных функций перевода, обновления данных и т.п.). Ввод данных с помощью клавиатуры используется только там, где нельзя без этого обойтись. Такой подход позволяет максимально облегчить процесс ввода данных, исключить ошибки пользователя при вводе, упростить и ускорить решение многих задач.

Рассмотрим это на примере. Учет военнослужащих, нуждающихся в обеспечении постоянной жилой площадью и в улучшении жилищных условий, является одной из основных задач комплекса и представляет собой ведение списков очередников различных категорий, а именно:

-         настройка видов списков;

-         первоначальный ввод данных утвержденных списков всех видов;

-         уточнение данных утвержденных списков;

-         постановка отметки и ввод данных о получении жилой площади;

-         автоматический перевод очередника из одного списка в другой (например, льготный) в случае необходимости;

-         исключение военнослужащего из списка по другим причинам;

-         формирование дополнительных списков всех видов в течение года;

-         подготовка списков к очередному утверждению и их обновление.

После предоставления жилья очереднику в соответствующем утвержденном списке делается отметка о получении жилья, а данные о полученной жилой площади автоматически добавляются в данные задачи «Формирование данных по обеспечению постоянной жилой площадью военнослужащих», что позволяет накапливать банк данных по обеспечению военнослужащих жилой площадью и сохранять их после обновления (замены) утвержденного списка. Если военнослужащий занимал служебную жилую площадь, то автоматически ставится отметка об ее освобождении (так осуществляется связь с задачей «Учет служебных жилых помещений, закрепленных за управлением»).

Для очередного утверждения производится подготовка списков всех видов на основании данных последних утвержденных списков (с учетом выбывших из списка и обеспеченных жильем) и данных соответствующих дополнительных списков. Автоматизация этого процесса значительно упрощает его, практически не требует ввода, если дополнительные списки пополнялись в течение года по мере поступления информации, сводится к уточнению некоторых данных и порядковых номеров. После утверждения данных подготовленного списка автоматически производится обновление (замена) соответствующего утвержденного списка, обновление (очистка) соответствующего дополнительного списка, а некоторые данные предыдущего утвержденного списка дополняют историю очереди для конкретного очередника.

Функция «Перевод в другой список» нужна для автоматического перевода военнослужащего в другой список и сводится лишь к выбору нового списка и уточнению данных военнослужащего. Кроме того, может быть использована при объединении списков.

Второй проблемой при эксплуатации программных комплексов являются текущие изменения структуры основных данных и документов. Если приложение не имеет никаких настроек данных, то всякое изменение делает невозможной в дальнейшем работу с приложением без проведения изменений программ с привлечением разработчика. Сложные настройки (попытка создать универсальные программы) приводят к потере производительности работы программ и значительно усложняют работу пользователя, требуя от пользователя специальной подготовки, навыков и знаний, что приводит обычно к отказу пользователя от работы с программой.

В программном комплексе «Жилищная группа» сделана попытка создать приложение, способное выдержать некоторые изменения данных и документов без привлечения разработчика и переработки программ, а именно:

-     использование настраиваемых списков очередников;

-     задание пользователем реквизитного состава справки, порядка сортировки данных, условий выборки данных при формировании оперативных справок.

Реквизитный состав полей списков различен и содержит реквизиты документа (для печати документа и контроля полноты ввода данных) и дополнительную технологическую информацию.

Списки являются настраиваемыми в части реквизитов документа (при описании вида списка задаются состав и порядок следования реквизитов документа). Реквизиты документа выбираются из списка, составленного на основании анализа и обобщения данных списков всех видов на момент согласования постановки задач. Ввод, контроль данных каждого списка и его печать определяются параметрами настройки реквизитов. Возможность настройки реквизитов списка может пригодиться при добавлении нового вида списка, для изменения порядка следования реквизитов в документе или для изменения реквизитов существующего вида списка.

Примечание. За период опытной эксплуатации программного комплекса был введен один новый список и еще четыре списка были заменены двумя (происходило объединение данных двух списков в один с некоторыми изменениями структуры данных).

Особое внимание при реализации программного комплекса было уделено формированию оперативных справок. Оперативные справки – это справки, которые могут быть сформированы на основании информации базы данных программного комплекса «Жилищная группа» по мере необходимости. Реквизитный состав справки, порядок сортировки данных, условия выборки данных могут быть различны и заданы пользователем. Данные, удовлетворяющие условиям поиска (выборки) выдаются на экран для просмотра и могут быть преобразованы в файл формата MS Word (Microsoft Office) с возможностью дальнейшего редактирования, просмотра, сохранения в указанной пользователем папке и печати в MS Word. Рассмотрим некоторые из них.

Справка по очереднику формируется на основании данных утвержденных, дополнительных и подготовительных списков всех видов и обеспечивает возможность:

-    найти (или не найти) данные о конкретном военнослужащем в одном из них;

-    уточнить, в каких списках есть данные о нем, порядковый номер и предоставлена ли жилая площадь, когда и какая;

-    посмотреть, как изменился номер очереди по сравнению с прошлыми годами.

В комплексе задач реализованы два варианта формирования оперативных справок по данным списков: 1) получение текущей статистики (итоги); 2) получение различных выборок данных с возможностью настройки реквизитного состава и сортировки этих данных.

Справка «Текущая статистика» позволяет получить количественные характеристики по различным показателям всех отобранных видов и типов списков.

Справка «Выборка данных из списков» позволяет сформировать различные по составу реквизитов и данных справки на основании информации всех списков. Реквизиты полей, типы и виды списков (по данным которых производится выборка), условия выборки, условия сортировки результатов выборки данных при печати задаются пользователем. Справка представляет собой таблицу данных с заголовком. Процесс формирования справки состоит из следующих этапов.

1. Формирование вида таблицы справки (выбор полей данных и порядка их следования для справки).

2. Выбор списков, по данным которых осуществляется выборка:

-  типов списков (утвержденные, дополнительные или все);

-  одного, группы или всех видов списков, по данным которых в соответствии с выбранным типом формируется справка.

3. Задание условий поиска данных.

4. Выполнение поиска (формирование таблицы результатов поиска данных).

5. Отметка записей в таблице результатов для добавления в справку.

6. Добавление в справку отмеченных записей.

7. Ввод текста заголовка справки.

8. Задание условий сортировки данных справки:

-  без сортировки;

-  по одному из выбранных полей справки;

-  комплексная сортировка (задание полей сортировки и их последовательности);

9. Печать справки (преобразование данных в файл формата MS Word).

Действия пунктов 3-6 можно производить неоднократно, что позволяет добавлять очередную порцию данных к уже существующим в справку, задавая различные условия поиска, а затем формировать общий документ с учетом заданных условий сортировки данных.

Аналогичен подход к формированию справки по данным по обеспечению военнослужащих жилой площадью и данным о регистрации.

Наряду с оперативными справками реализована печать данных по всем перечисленным задачам программного комплекса.

Программный комплекс «Жилищная группа» снабжен удобными средствами поиска данных. Условия поиска задаются по одному или в виде комбинации параметров, часть значений которых выбирается из списков, вводятся или задаются один или более ключевых или первых символов. Результаты поиска отображаются в виде таблицы данных, которые можно при необходимости вывести на печать.

Кроме того, при завершении работы с комплексом осуществляется страховочное копирование данных и разработаны специальные сервисные функции, позволяющие осуществлять дополнительный контроль корректности данных списков в их совокупности, восстановление данных комплекса при аварийных ситуациях.

При решении задач программного комплекса обеспечивается:

-    быстрый доступ к информации;

-    отображение информации в наглядной форме;

-    простое управление диалогом;

-    разнообразный набор диагностических сообщений и подсказок;

-    возможность использования системы помощи, позволяющей получить подробную информацию о выполнении задачи или функции на любом этапе действия пользователя;

-    наличие в системе помощи раздела с рекомендациями использования отдельных задач в комплексе:

-    начальная загрузка данных списков военнослужащих;

-    рекомендации по вводу информации о получении жилой площади;

-    формирование дополнительных списков;

-    внеочередное обновление утвержденных списков;

-    объединение различных списков при необходимости;

-    получение полной информации по очереднику и т.д.

Для разработки комплекса задач применялась интегрированная среда разработки Delphi 5.0 (язык Object Pascal). Комплекс задач функционирует в среде Windows 98 или Windows NT. Программный комплекс используется специалистами жилищной группы административно-хозяйственного управления ВМФ и начальником управления (специальный вариант, содержащий только функции просмотра, поиска данных и формирования документов, справок).