Программные продукты и системы

Разрабатываемая система электронного документооборота предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения вуза (а также любых других подразделений, работающих с документами); обеспечения перемещения электронных документов между подразделениями по локальной вычислительной сети (ЛВС); создания и ведения электронных архивов документов.

На данный момент разработана действующая модель системы электронного документооборота Тверского государственного технического университета (ТГТУ) для следующих целей:

-         создание прототипа системы;

-         отработка принципов построения структуры и основных программных решений системы электронного документооборота;

-         выбор программной оболочки (среды) и инструментальных программных средств для разработки системы;

-         оценка “дружественности” пользовательского интерфейса;

-         оценка материальных и трудовых затрат для развертывания полномасштабной единой системы электронного документооборота вуза.

Отличие модели системы электронного документооборота от ее полномасштабного варианта состоит в том, что в ней реализованы отдельные, но самые насущные функции и задачи документационного обеспечения. В число этих функций входят:

-         регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, циркулирующих в вузе;

-         постановка документов на контроль исполнения резолюций руководства вуза, списание исполненного документа в дело;

-         подготовка проектов документов в электронной форме;

-         автоматическая доставка электронных документов в подразделения и службы или конкретным должностным лицам;

-         создание и ведение для отдельного подразделения электронной библиотеки документов, содержащей как номенклатурные (входящие в сводную номенклатуру дел вуза), так и произвольные дела;

-         создание и ведение электронного архива вуза;

-         передача сформированных (закрытых) электронных дел из локальных архивов подразделений в архив вуза;

-         просмотр и оперативный поиск документов в электронных архивах, формирование подборок документов;

-         защита электронных документов от несанкционированного просмотра и редактирования (изменения).

В дальнейшем под термином “система электронного документооборота” будет подразумеваться ее модель. Система электронного документооборота является двухуровневой. На нижнем (локальном) уровне располагаются рабочие места делопроизводителей различных подразделений и служб, а также их локальные хранилища документов. На верхнем (серверном) уровне находятся база данных (БД) архива вуза, рабочее место архивариуса и база данных, содержащая документы всех подразделений (централизованное хранилище документов).

Система электронного документооборота разработана и функционирует в программной среде Lotus Notes, в которой программный модуль, обеспечивающий выполнение определенных функций (операций) документооборота, одновременно является и БД, с которыми выполняются эти операции. Документы, с которыми оперирует прикладной программный модуль, являются “записями” этой БД, реквизиты документов – ее полями, способы представления документов на экране компьютера – их формами (бланками, шаблонами). Способы просмотра списка документов, содержащихся в БД, называются взглядами.

Таким образом, приложения (БД) в среде Notes являются совокупностью: документов, форм (бланков, шаблонов), взглядов, дополнительных элементов пользовательского интерфейса (экранных меню, экранных кнопок, пиктограмм и т.д.).

Каждое приложение (БД) представлено отдельной пиктограммой на экране рабочего места (делопроизводителя или архивариуса).

После запуска приложения пользователь попадает в окно просмотра содержимого БД, для чего используется один из доступных способов просмотра (взгляд), указанных в меню взглядов. Далее пользователь может:

·         выбирать другой способ просмотра списка документов;

·         читать и редактировать документы списка;

·         создавать новые документы;

·         выполнять операции поиска, печати, рассылки и др.

Система электронного документооборота построена по модульному принципу, что позволяет в перспективе наращивать систему (в функциональном смысле), исходя из практических потребностей и ресурсных возможностей.

Программное обеспечение рабочего места делопроизводителя состоит из следующих прикладных программных модулей: “Регистрация документов”, “Библиотека документов”, “Документы подразделений”, “Архив ТГТУ”, “Почтовый ящик подразделения”.

Прикладное программное обеспечение рабочего места архивариуса образуют программные модули “Документы подразделений” и “Архив ТГТУ”.

Кроме того, в состав системы входит ряд служебных программных модулей, необходимых для обеспечения связной работы указанных наборов прикладных модулей.

Модуль “Регистрация документов” предназначен для систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних организационно-распорядительных документов на основе регистрационно-контрольных карточек, а также проведения необходимой работы с зарегистрированными документами, наложения резолюций, контроля исполнения документов (резолюций). По окончании исполнения документа в целом или отдельной резолюции документ может быть списан в дело с использованием папки номенклатуры дел. Перемещение документа, списанного в дело, из БД “Регистрация документов” в БД “Библиотека документов” осуществляется специальной сервисной программой (агентом), которая запускается либо по команде пользователя, либо автоматически по расписанию.

Регистрация документа производится посредством занесения в поля создаваемой регистрационно-контрольной карточки определенных реквизитов и, возможно, содержания документа. После того как документ зарегистрирован, автоматически устанавливается запрет на его редактирование (изменение).

Зарегистрированный документ или уведомление о нем может быть разослан в необходимые подразделения или конкретным должностным лицам университета посредством системной электронной почты. Данные об адресатах: наименование подразделений, ФИО и должность руководителя/сотрудника берутся из БД “Структура ТГТУ”, а Notes-адреса – из системной адресной книги.

Отправленный по системной почте документ (уведомление о документе) доставляется по ЛВС вуза в модуль “Почтовый ящик подразделения”. Полученный по почте документ может быть вторично зарегистрирован в данном структурном подразделении.

Модуль “Библиотека документов” предназначен для организации хранения на локальном уровне (на рабочей станции) документов структурного подразделения, размещения их по электронным делам (папкам), поиска (подборки) необходимых документов, а также для подготовки проектов документов.

Все хранящиеся в БД “Библиотека документов” документы условно разделены на две части – оперативную и архивную. Оперативную часть составляют документы текущего года и, возможно, документы прошлого года, необходимые для оперативной работы. Архивную часть составляют документы прошлых лет. Документы оперативной части размещаются по формирующимся (открытым) электронным делам (номенклатурным или произвольным). Сформированные (закрытые) электронные дела помещаются в локальный архив структурного подразделения, где хранятся до момента удаления или передачи в архив вуза.

Единицей хранения в системе электронного документооборота является документ или комплект документов, куда, кроме первичного документа, могут входить приложения, список рассылки, справки по работе с документами, ответ на первичный документ и т.п.

Модуль “Документы подразделений” предназначен для просмотра или поиска документов других структурных подразделений, а также для передачи дел в архив ТГТУ по запросу архивариуса.

БД “Документы подразделений” представляет собой совокупность копий БД “Библиотека документов” всех структурных подразделений. Любое изменение в составе или содержании документов, производимое в БД “Библиотека документов”, при помощи специального механизма репликации (копирования) отображается в БД “Документы подразделений”.

Модуль “Архив ТГТУ” предназначен для автоматизации работ, связанных с формированием и последующим ведением электронного архива университета, а также для обеспечения оперативного доступа к электронным документам архива из других подразделений.

Модуль “Структура ТГТУ” предназначен для хранения и получения информации об иерархической структуре университета, о руководителях, подразделениях и сотрудниках. Эта информация необходима для установки значений реквизитов документов, заполнения полей регистрационно-контрольных карточек, для составления списков рассылки документов.